مدیریت زمان

خانه/مقالات/مدیریت زمان

مدیریت زمان

تالیف: دکتر فاطمه حمزوی عابدی

وقت شناسي “. اين كلمات براي شما تداعي چه چيزي را مي كنند . آيا تا كنون فكر كرده ايد كه شما فرد وقت شناسي هستند يا نه ؟ به نظر شما براي وقت شناسي به چه چيزهايي بايد توجه كنيد ؟

اولين گام براي وقت شناسي ، مديريت زمان است . شما تنها آن هنگام مي توانيد زمان را به خوبي مديريت كنيد كه واقعا بدانيد چه انتظاري از زندگي خود داريد. بنابراين شما بايد از آنچه كه واقعا مايل به انجام آن هستيد تصوري داشته باشيد، يعني دقيقا بدانيد  مي خواهيد ازجايي كه هستيد به كجا برويد.  براي يادگيري مديريت مناسب زمان، به جاي استقرار يك سيستم انعطاف ناپذير بهتر است يكسري اصول كليدي ومجموعه اي از منابع مديريت زمان را بياموزيم تا در مواقع لزوم از آنها استفاده كنيم. اين اصول ممكن است اصولي ساده مانند چگونگي تعيين اولويتها و تخصيص ساعات طولاني براي هفته هاي بعد باشد.

در اينجا مي خواهيم با مفهوم صحيح “مديريت زمان” آشنا شويم كه مقصود از آن مديريت بر زمان نيست؛ بلكه مقصود مديريت بهينه برنامه ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان صورت مي پذيرد. بر اين اساس با فراگيري آموز ه هاي “مديريت زمان” به مديريت شخصي(Self-Management ) در ارتباط با زندگي فردي و سازمان دست مي يابيم.

بنابر اين رويكرد، “زمان” عاملي است با قابليت انعطاف نامحدود براي دسته بندي بهينه فعاليتها كه مي تواند در خدمت افزايش توانمندي انسان قرار گيرد. به خاطر بياوريد كه چند بار در طول زندگي احساس كمبود وقت نموده و آرزو كرده ايد كه اي كاش در هر روز بجاي 24 ساعت، 48 ساعت وقت مي داشتيد؟  حال، اگر به شما بگويند آرزوي شما برآورده شده، چه احساسي خواهيد داشت؟ كليد تحقق اين آرزوي شما در آموز ه هاي علم مديريت زمان مي باشد! اين علم به شما مي آموزد كه چگونه مي توانيد بخشي از اوقات خود را آزاد كنيد؛ دقيقاً مثل موقعي كه با كمبود فضا مواجهيم و با يك مديريت صحيح نسبت به لوازم و اشيا به فضايي باز دست مي يابيم!

يكي از مهمترين مسايل انسان در هر شرايطي، هر سن و سالي و با هر مذهب و اعتقادي،  مسئله “موفقيت”  مي باشد. تمام دانشمندان و محققان نيز در تلاشند تا به انسان  ياري رسانند تا در مقابله با موضوعات مختلف به موفقيت دست يابد. تازه خودشان نيز در اين تلاش علمي و تحقيقي به دنبال كسب موفقيتند!

اولين نكته اي كه بايد در اين خصوص توجه كنيم اين است كه موفقيت تابع فرآيند است و ما بايد اركان اين فرآيند را در يك تحقيق جامع و گسترده در زندگي شخصي و سازماني خود به دست آوريم. نكته دوم به تعريف موفقيت مربوط مي شود: « موفقيت عبارت است ازدستيابي رضايتمندانه به اهداف از پيش تعيين شده، در زمان معين». بر اساس اين تعريف، اگر در زندگي خود هدفي نداشته باشيم، موفقيتي هم نخواهيم داشت و به قول يك مثل غربي، باد موافق براي كشتي بدون مقصد بي معناست! در گام دوم بر اساس يك تحليل علمي بايد فاصله خود تا اهدافمان را تعيين  و مسيري كه ما را به وضعيت مطلوب مي رساند، شناسايي كنيم.

اينك بايد توجه داشته باشيم يكي از عواملي كه موجبات رضايت ما را درفرآيند موفقيت تأمين مي كند، مسأله “زمان” تحقق هدف مي باشد. پس بايد با طراحي يك برنامه زمان بندي شده زمان دقيق تحقق اهدافمان را بدست آوريم و از اينجاست كه پاي مديريت زمان در فرآيند موفقيت به ميان مي آيد. به كارگيري آموزه هاي اين علم موجب مي شود كه ما زمان كافي براي پرداختن به برنامه هاي خود بدست آوريم تا به موقع و با هزينه معقول اهدافمان را محقق كنيم.

مهمترين اصل در مديريت زمان، اولويت بخشيدن به فعاليت ها و تقسيم آنها به امور فوري و ضروري است.  در اين صورت امور غيرفوري و غيرضروري خود به خود از زندگي ما حذف مي شوند. همچنين در طراحي يك برنامه مناسب، با توجه به رسالت و بينشي كه براي خود تعيين مي كنيم، اولاً نيازمند انتخاب و ثانياً اتخاذ تصميمات استراتژيك هستيم. آموزه هاي علم مديريت استراتژيك نيز از اينجا وارد فرآيند موفقيت مي شود و دهها تئوري و روش و شيوه ارائه مي دهد تا برنامه اي كه مسير ما را به سوي اهدافمان تعيين مي كند، كار آمدتر شود.

پس از تعيين هدف و تعيين مسير بر اساس طراحي يك برنامه زمان بندي شده با استفاده از تكنيك هاي مختلف برنامه ريزي، نوبت به اجراي برنامه مي رسد كه خود محل بحث دهها تئوري و روش اجرايي است. اما يك نكته كليدي در اين مرحله اين است كه در حين اجرا و پس از هر دوره زماني، بايد دستاوردهاي خود را ارزيابي و نتيجه آن را در برنامه اعمال كنيم. اين امر موجبات تصحيح رفتار خود و برنامه هايمان را فراهم مي نمايد كه در نتيجه اجراي آنها، قله اهدافمان فتح گردد. اينك با بررسي دقيق فرآيند موفقيت، به يك نتيجه بسيار مهم و اساسي دست مي يابيم و آن اينكه با انجام همه اين فعاليت ها و در واقع با اعمال مديريت شخصي به بخشي از توانمندي هاي بيكران خويش مي رسيم و با تحقق اهدافمان، گوهر گرانبهاي خود را در بستر شيرين “موفقيت” مي يابيم!

روش هاي مديريت زمان

اصول مديريت زمان ساده ولي کارآمدند:
1- تعيين اهداف بلندمدت

تمرين

حداقل روزي يکبار از خود بپرسيد در سالهاي آينده قرار است چگونه باشيد. براي برنامه ريزي بهتر يك تكه كاغذ برداريد و موارد زير را شرح دهيد؛

  • مي خواهيد تا سال آينده به چه اهدافي دست يافته باشيد. براي تعيين اين موضوع بهتر است دورنمكايي كلي تر از اهداف خود نيز داشته باشيد، مثلا بدانيد تا ده سال آينده به صورت كلي مي خواهيد به كجا برسيد، سپس با در نظر گرفتن اين هدف كلي براي سال آينده خود برنامه ريزي كنيد. بهتر است از تخيل خود به خوبي استفاده كرده و انشايي از وضعيت ايده آل خود در آن زمان بنويسيد. سعي كنيد تا جايي كه مي شود اين اهداف را جامع تر و دقيق تر كنيد، البته اين بدين معنا نيست كه سال آينده شما كاملا به همين شكل خواهيد بود. هر فردي همانطور كه رشد مي كند، اهدافش نيز تغيير مي كنند بنابراين جاي تغيير را در ذهنتان باز نگه داريد.
  • براي اين كه سال آينده به اين اهداف رسيده باشيد بايد چه كارهايي را انجام دهيد؟ ليستي از فعاليت هاي لازم براي رسيدن به اين وضعيت را فراهم كنيد.

2- تعيين اهداف کوتاه مدت.

تمرين

رسيدن به قله با قدمهاي کوچک ممکن است. تا به حال کسي نتوانسته با يک قدم بزرگ و ناگهاني به قله برسد. بنابراين فعاليتهايي را كه لازم است در سال آينده انجام بدهيد با توجه به زماني كه داريد و ترتيب آنها در 12 ماه تقسيم بندي كنيد. حال شما هدف كلي هر ماه را مي دانيد. در پايان هر ماه بنشينيد و اهداف و فعاليتهاي آن ماه را در چهار هفته تقسيم بندي كنيد. به همين ترتيب در پايان هر هفته با توجه به هدف كلي هفته بعد، فعاليتهاي لازم را در هفت روز هفته پخش كنيد. بدين ترتيب شما در آغاز هر روز مي دانيد تا آخر شب بايد چه كارهايي را انجام دهيد و اين كمك بسيار بسيار بزرگي است.

3- در شروع هر کار نتيجه نهايي را از خود بپرسيد. از خود بپرسيد آيا انجام اين كار مرا به هدف نهاييم نزديك تر مي كند؟ يا آيا با بهبود سلامت و توانايي جسماني و روانيم مرا براي تحقق هدفم آماده تر مي سازد؟ آيا با رفع خستگي ها مرا در تحقق بخشيدن به اهداف كوتاه مدت و بلند مدت تواناتر مي كند؟ در صورتي كه جواب هر سه سوال منفي بود آن كار را كنار گذاشته و به انجام فعاليت سودمندتري مشغول شويد.
4- يک برنامه روزانه تهيه کنيد. به خاطر داشته باشيد برنامه هاي خوب انعطاف پذير و قابل تغييرند. آنها منطبق با توانمندي هاي فرد تنظيم مي شوند و هميشه پنج درصد از زمان را به اتفاقات پيش بيني نشده اختصاص مي دهند.

 تمرين

يك برنامه روزانه باتوجه به اهداف كوتاه مدتتان تهيه كنيد. در تهيه اين برنامه به موارد زير دقت كنيد.

  • زمان كافي براي انجام كارهاي روزمره مثل استحمام، صرف غذا و غيره و همچنين استراحت و خواب براي خود بگذاريد. كساني كه در برنامه خود سعي مي كنند زمان بسيار كمي را به اين موارد اختصاص دهند معمولا پس از مدت كوتاهي از انجام برنامه سرباز مي زنند. يك تخمين متوسط براي استراحت و خواب ، هفت تا نه ساعت است. براي ساير موارد چند روز زمان صرف شده را اندازه بگيريد و ميانگين آنها را لحاظ كنيد.
  • همان طور كه گفته شد پنج درصد از زمان را براي موارد پيش بيني نشده كنار بگذاريد. در يك برنامه روزانه ، پنج درصد زمان حدودا برابر يك ساعت و ده دقيقه خواهد بود.
  • در هر روز زماني را براي ورزش و تفريح اختصاص دهيد. اين امر اگرچه مقداري از زمان شما را مي گيرد، اما در عوض توانيي جسمي و ذهني شما را افزايش مي دهد. به طوري كه زمان لازم براي انجام كارها به شدت كاهش مي يابد.
  • كارها را در زمانهاي يك يا دو ساعته تقسيم كنيد و بين هر يك تا دوساعت 10 دقيقه تا بيست دقيقه زمان براي استراحت بگذاريد. اين زمان جداي از وقتيست كه براي استراحت كلي گذاشته ايد.

حال يك نمونه از برنامه ريزي روزانه خود را در اينجا بنويسيد

4- بسياري از مردم مي گويند برنامه ريزي برايشان وقت گير است. آنها از محاسبه اي ساده عاجزند: نيم ساعت برنامه ريزي خوب مساوي است با 23ساعت و نيم زندگي مفيد.
5- مسووليت ها را تقسيم کنيد. هيچ کس نمي تواند همه کارها را به عهده بگيرد و به سرانجام برساند، اما با تقسيم مسووليت ضمن آن که زمان بيشتري خواهيد داشت به ديگران حس مفيد بودن هديه داده ايد.
6- اول به توانمندي هايتان نگاه کنيد و بعد به سودمندي کار. گاهي کاري که به خيالمان سود کلاني دارد بر توانمندي هايمان منطبق نيست و زمان زيادي را بايد صرف سر هم بندي آن کنيم.
7- يک تقويم روميزي بخريد و امور مهم تا ماه آينده را در آن يادداشت کنيد. هر هفته امور مهم را از تقويم به برنامه هفتگي منتقل کنيد.
8- از کارهاي مهم هفته فهرست تهيه کنيد.

تمرين

فهرست كارهاي اين هفته تان را اينجا بنويسيد.
9- همان طور كه قبلا در تمرين ذكر شد وقتي براي استراحت و تفريح در نظر بگيريد. روان شناسان معتقدند در ازاي 45دقيقه کار مفيد 15دقيقه استراحت حق شماست.
10- وقت خوارها را پيدا کنيد و از آن فاصله بگيريد.

تمرين

قبل از اينكه به برنامه ريزي بپردازيد، يك هفته به ثبت كارهاي روزانه تان بپردازيد. هر كاري را كه انجام ميدهيد در دفترچه اي يادداشت كنيد و زمان شروع و پايان آن را نيز بنويسيد، مثلا تماشاي تلويزيون از ساعت 7.30 تا 10 شب. در پايان هفته اين يادداشت ها را بررسي كنيد و ببينيد چه كارهاي غير ضروري و بي فايده اي انجام داده ايد و هركدام چقدر از وقت هفتگي شما را اشغال كرده اند. اين بررسي شما را به نتايج جالبي خواهد رساند، خيلي ها بيش از 50 درصد زمان بيداريشان را به انجام كارهايي مشغولند كه بي فايده و غير ضروريست. البته باز هم خاطر نشان مي كنم شما حتما بايد هر روز وقتي را براي انجام كارهاي مفرح و تقويت روحيه و جسم خود قرار دهيد. در غير اين صورت پس از مدت كوتاهي بسيار خسته مي شويد وادامه برنامه برايتان غير ممكن مي شود.

11- اجازه ندهيد کارها روي هم تلنبار شوند.
12- نه گفتن را ياد بگيريد. هر پيشنهادي که عليه برنامه هفتگي شماست رد کنيد. رد کردن يک ميهماني به معناي اين نيست که هرگز دوباره به آن دعوت نخواهيد شد.
13- هيچ شروعي را براي فردا نگذاريد.
14- هيچ تاخيري حتي چند دقيقه را هم مجاز ندانيد. شکسپير مي گويد 3 ساعت زودتر رسيدن بهتر از يک دقيقه دير کردن است.
15- اجازه ندهيد انتظار کشيدن وقت مفيدتان را هدر دهد. مردم معمولا ترجيح مي دهند زماني که منتظر تلفن يا فرد مهمي هستند ، قدم بزنند و بي هدف اين طرف و آن طرف بروند. در اين دقايق مي شود انبوهي از مطالب تازه ياد گرفت ، خبرهاي روز را خواند يا کارهاي کوچک و لازم طول روز را انجام داد.

تمرين

كارهايي را كه مي توانيد در زمان انتظار انجام دهيد مشخص سازيد. براي مثال يادداشتهايي از لغات سخت زبان و يا فرمولهاي فيزيك و شيمي تهيه كنيد و در زمانهاي انتظار به مطالعه آنها بپردازيد، يا يك روش مناسب براي تجديد قواي جسمي و روحي، مثل آرميدگي يا نرمش هاي ساده را ياد بگيريد و در اين زمانها به آنها بپردازيد.

ليستي از كارهاي مناسب براي زمان انتظار:
16- مواد غذايي فاسد نشدني را براي 2 تا 3 ماه آينده خريداري کنيد.
17- وقت ملاقات با پزشک را به صبح زود موکول کنيد. به اين ترتيب مثل بقيه بيماران پشت در، انتظار نمي کشيد.
18- ملاقات هاي وقت گير و بي حاصلي را که به آنها مشتاق نيستيد ، پيش از وقت ناهار يا پايان ساعات اداري برنامه ريزي کنيد. هيچ فرد پرچانه اي حاضر نيست براي حرفهاي اضافه از ناهار يا استراحت جلوي تلويزيون در منزلش بگذرد.
19- کارهايي که به آنها علاقه نداريد ، معمولا وقت بيشتري مي گيرند. براي انجامشان از روش پنير سوئيسي استفاده کنيد. روان شناسان مي گويند در اين روش بايد فعاليت نامطلوب را به اجزاي کوچک تر تقسيم کنيد. ابتدا جزيي را که از همه کوچکتر است ، براي انجام انتخاب کنيد. به محض پايان ، بقيه کار را رها کنيد و به فعاليت هاي روزانه مطلوبتان مشغول شويد. بعد برگرديد و جزء کوچک بعدي را شروع کنيد. از نظر روان شناسي هر بار که از کار دست مي کشيد ميل و اشتياق تان براي تمام کردن فعاليتي که به آن مشغول بوده ايد بيشتر مي شود. در نتيجه انجام کار روال تندتري پيدا مي کند.
20- مهمترين جزو مديريت زمان، قانون ارجحيت است. هدف اين قانون درک اولويت کارهاست. به اين معنا که بدانيم چه کاري در چه زماني مهمتر است. يک روان شناس مي گويد انجام کار درست در هر زمان از درست انجام دادن کار بهتر است.
با قانون ارجحيت مي توان کار درستي را که قرار است انجام شود پيدا کرد. سالها پيش يک محقق ايتاليايي نظريه اي علمي مطرح کرد که بعدها به اصل بيست- هشتاد يا پارتو معروف شد. يکي از مصاديق اين قانون زمان است. به اين ترتيب که80 درصد وقت ما صرف 20 درصد از مسائل مي شود اما اين که 20درصد مشکلات ارزش بلعيدن 80 درصد وقت ها را دارند يا نه ، مساله اي است که با قانون ارجحيت حل و فصل مي شود. به اين معنا که اگر قرار است چهار پنجم وقت ما صرف يک پنجم مسائل شود ، بايد در انتخاب کارهايي که قرار است انجام شود دقت بيشتري کنيم و آنها را براساس علايق و شرايط اولويت بندي کنيم.

تمرين

فعاليتهاي هفته تان را بر اساس درجه اهميت و فوريت اولويت بندي كنيد، بهشكلي كه به مهمترين كار نمره 1 دهيد و به همين ترتيب پيش رويد. كم اهميت ترين كار بزرگترين عدد را به خود اختصاص مي دهد. هر روزي كه به علت وقوع حوادث پيش بيني نشده با كمبود وقت مواجه شديد، از كم اهميت ترين كارها شروع به حذف كنيد تا وقت كافي براي انجام امور مهم تر داشته باشيد. در برنامه ريزي نيز هميشه از مهمترين مورد شروع كنيد و اگر وقت كافي داشتيد سراغ كارهاي بي اهميت تر برويد.
21- بهتر است براي هر بار موفقيت در برنامه هفتگي يا روزانه به خودتان جايزه بدهيد.
22- جايي روي ديواري بنويسيد «هيچ کس 2بار زندگي نمي کند.» هر روز حداقل يک بار آن را نگاه کنيد.
23- هنگامي که مشغول انجام جزء مهمي از برنامه روزانه هستيد ، تلفن را از پريز بکشيد. اگر ديگران کار مهمي دارند حتما دوباره زنگ خواهند زد. اين جور وقت ها جوابگويي تلفن مفيد نيست. خيلي ها آنقدر کنجکاوند که دست از کار مي کشند و کنار جوابگو مي ايستند. اگر واقعا منتظر پيغام مهمي هستيد ، بهتر است جوابگو را روي کمترين صدا تنظيم و به دورترين اتاق منتقل کنيد.
24- ضربان جسمتان را بشناسيد. بعضي ها صبح ها توانمندترند. بعضي ها ظهرها ، گروهي غروبها يا شب ها. کارهاي مهم را در ساعاتي که قدرتمندتريد تمام کنيد.
25- گنجه لباسهايتان را مرتب کنيد. اين يکي ممکن است به نظر عجيب باشد اما در کمدي نامرتب پيدا کردن پيراهن محبوبتان حداقل نيم ساعت وقت مي طلبد.
26- هنر اهمال هوشمندانه را فراموش نکنيد. در انجام هر کاري از خود بپرسيد آيا جزيي هست که انجام آن لزومي نداشته باشد ، يا بتوان از آن صرف نظر کرد؟.
27- اين قانون آخر از همه جدي تر است : «لطفا يک ساعت به مچ دستتان ببنديد.» زندگي از آدمهاي بي ساعت خوشش نمي آيد.

توسط | 2017-07-02T10:50:59+00:00 دسامبر 29th, 2014|مقالات|7,677 دیدگاه

درباره نویسنده :